PMO ET GESTION DE PROJETS

LE PMO : DÉFINITION ET ENJEUX

Qu'est-ce qu'un PMO ?

PMO est l’abréviation du terme anglo-saxon “Project Management Office” que l’on pourrait traduire littéralement par “Bureau de gestion de projets”. Concrètement, le PMO est une partie de l’organisation chargée de centraliser la conduite des projets de l’entreprise.

La réussite d’une approche « par projets » exige une gouvernance comprise et acceptée par tous, qui n’affaiblit pas les lignes hiérarchiques tout en garantissant une communication multidirectionnelle impliquant toutes les parties prenantes.

Portefeuilles, Programmes, Projet Management Office. Ces entités « PMO » se mettent en place pour centraliser la connaissance, fluidifier les processus d’approbation et de suivi, identifier des options et préparer les décisions pour la direction générale.

Les rôles principaux que l’on peut confier à un PMO sont résumés sur l’infographie.

Réussir son PMO

La démarche de mise en place

La réussite d’un management de projet et l’implantation d’un PMO supposent le respect d’un certain nombre d’étapes et de principes dans l’évolution des organisations et des mentalités, à tous les niveaux de l’entreprise.

Mobiliser l’ensemble des acteurs clés autour d’une feuille de route motivante établie sur la base d’un diagnostic clair et partagé. A ce titre, le PMOScope®, outil exclusif de diagnostic d’ACDE Conseil, permet d’évaluer la maturité d’une organisation projets en regard des enjeux d’un PMO.
Promouvoir des modes d’arbitrage assurant l’alignement stratégique et la pertinence de tout projet engagé.
Gérer les projets avec des procédures adaptées compatibles avec les demandes d’origine, d’ampleur et de complexité variées, sans tomber dans une bureaucratie figée, pour faire de chaque projet une réussite en délais, coûts et contenus.
Maîtriser le système d’informationDemandes/Projets, et l’utiliser comme une référence interne exemplaire tant sur les processus que comme outil de communication interne et externe, pour optimiser l’efficacité de tous les acteurs « projets ».
Accompagner les changements de comportement et de culture du management par la mise en place d’un Management Equitable ® traitant à parité la performance économique et le bien-être social.
Veiller à une organisation du travail laissant à l’individu des marges d’autonomie et des comportements privilégiant la confiance.
Savoir intégrer des Chefs de projets ou des PMO externes pour combiner objectivité et coûts de fonctionnement.

Réussir sur l’ensemble de ces éléments demande recul, ténacité, focalisation, pragmatisme et détermination. Les concepts, méthodes et outils ne manquent pas, pourtant, seule l’expérience pratique permet d’en apprécier les enjeux et de bien en comprendre les facteurs clés de succès.

LES COMPÉTENCES D'ACDE CONSEIL

Mise en place d’une démarche projets/portefeuilles et d’équipes PMO

Agencer les projets selon des portefeuilles traduisant les orientations stratégiques sans affecter l’autorité et la créativité des dirigeants

Mettre en place les instances de gouvernance et de pilotage appropriées qui renforcent la légitimité des chefs de projet sans affaiblir les lignes hiérarchiques

Définir de nouvelles procédures compatibles avec des projets d’origine, d’ampleur et de complexité variées, sans tomber dans une bureaucratie rigoriste

Mettre en place une cellule PMO afin de concilier réactivité, assistance, efficacité et souplesse selon le contexte de chaque projet

Assistance opérationnelle aux projets

ACDE Conseil est en mesure de déléguer sur du moyen ou long terme des consultants en tant que PMO ou en tant que chefs de projets pour des travaux de :

Planification & conduite de projets
Administration opérationnelle du PMO
Assistance opérationnelle aux chefs de projet & au reporting
Externalisation du PMO
Délégation de chefs de projets

Ce que nous apportons à nos clients

Application et respect des processus de gestion de projets
Reporting facilité, plus précis, moins coûteux
Cohérence des données et Justesse du reporting
Anticipation des décisions de haut niveau pouvant aider les projets
Visibilité des activités de projet
Valorisation interne des outils de gestion de portefeuilles et/ou de gestion de projet
Le chef de projet se concentre sur la gestion technique de son projet
Respect des règles de gestion établies dans l’entreprise
Rapidité dans la mise en place, pas de recrutement ni de formation nécessaires
Insensibilité aux influences et pressions internes
Réactivité et neutralité à tous les stades du projet

RÉALISER UN DIAGNOSTIC

Le PMOscope® permet de visualiser le niveau réel de maturité d’une organisation selon 8 facteurs clés de succès essentiels à la constitution et au fonctionnement d’un dispositif PMO ou de toute organisation par projets, puis d’identifier les démarches à engager pour assurer un ancrage durable des meilleures pratiques de gouvernance et de gestion.

Efficacité

Benchmark de l’efficacité d’un PMO selon 8 facteurs clés de succès.

Maturité

Benchmark de maturité de l’organisation des projets au sein de l’entreprise selon 8 facteurs clés de succès.

Conformité

Benchmark de conformité de la gestion des projets selon les normes PMI/Prince 2.

Prenons rendez-vous pour effectuer votre diagnostic !

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Nous vous proposons plusieurs formations en PMO et gestion de projets. N’hésitez pas à consulter la liste en cliquant sur le lien ci-dessous, ou contactez-nous pour en savoir plus.

LES FORMATIONS