La gestion de projets… HIC ET NUNC !

Vu/entendu des métiers ou de la direction : « les projets sont en retard, ils coûtent plus cher que prévu, la performance du résultat final laisse à désirer, les informaticiens n’en font qu’à leur tête, on ne sait jamais où ils en sont, les conflits de priorités ou de personnes sont légion, et les bénéfices annoncés tardent à se manifester. »

Vu/entendu des chefs de projets : « les utilisateurs ne savent pas ce qu’ils veulent, il y a trop de pression sur les budgets, les ressources sont insuffisantes, les priorités changent tout le temps, il est quasiment impossible de mobiliser les métiers pour leur faire exprimer leurs besoins ou leur faire valider le cahier des charges, et en plus il faut soi-même écrire les spécifications car il n’y a personne pour le faire »

Pourra-t-on un jour dépasser ce niveau de blocage et ces guerres picrocholines ?

Une réponse fréquente à ces situations est d’envoyer les chefs de projets … suivre une formation à la gestion de projets, chez un organisme qui a pignon sur rue et qui saura enseigner une méthode théoriquement imparable, certification à la clé. Cela parait naturel et ces organismes sont tous de bonne qualité et pourtant, après quelques semaines, aucun progrès ne sera visible, ou très peu, et les frustrations seront nombreuses. Pourquoi une telle désillusion ?

Les problèmes liés à la gestion des projets relèvent un peu de sujets techniques ou méthodologiques et largement de questions culturelles ou organisationnelles inhérentes à l’environnement dans lequel les projets se développent. Faits accomplis, conflits séculaires, lacunes de communication ou cécités persistantes mettent souvent à mal bonnes idées et bonnes volontés.

Il s’agit donc, lorsqu’on parle de former des chefs de projets, de leur apprendre avant tout à conduire leurs prochains projets « ici et maintenant », c’est-à-dire, dans l’environnement de l’entreprise qui les emploie, et pour les deux, trois ou cinq ans qui viennent, par exemple dans le cadre d’un grand programme de transformations. Il s’agit également de rendre leurs actes, leurs demandes, leurs remarques, respectables et légitimes aux yeux des différents intervenants, collègues, clients ou fournisseurs avec lesquels ils aurons à interagir.

Gérer un projet, c’est piloter un contenu complexe et aléatoire dans des contraintes de budgets et de délais serrés. N’ajoutons pas à ce challenge celui de devoir batailler surla méthode de travail elle-même.

Quatre conditions doivent être réunies pour qu’un programme de formation à la gestion de projet soit durablement bénéfique et améliore la performance de l’entreprise.

En premier, cela suppose l’existence d’une gouvernance, de « règles du jeu » communes, consignées dans un référentiel qui aura force de « constitution interne » pour les projets : décision, justification, engagement, lancement, réalisation, déploiement etc. toutes les étapes clés du projet seront régies par des critères communs à tous les projets, connus et compris de toutes les parties prenantes.

Alors, en deuxième, pourront se dérouler des sessions de formations revenant si nécessaire sur les fondamentaux du management de projets, et permettant surtout aux participants de faire l’apprentissage de ce référentiel dans le cadre des projets qu’ils ont ou auront effectivement à gérer.

Ensuite, en troisième, au-delà des aspects techniques ou méthodologiques, une acquisition ou un renfort de compétences comportementales permettra d’asseoir l’autorité transverse des chefs de projets, indépendamment des statuts et positions.

Enfin, et surtout, durant tout ce temps de montée en compétences, et au-delà, il conviendra de s’assurer que le management fonctionne en toute cohérence et en toute bienveillance vis-à-vis de ces nouvelles règles, bref, qu’il jour le jeu et se montre exemplaire, en épaulant les chefs de projets, en oubliant le fait du prince, en participant aux réunions auxquelles il est convié, en soutenant hors comité de pilotage les arbitrages qui y sont prononcés….

Alors, avec aisance et sans stress, l’entreprise se sera donnée les moyens de réussir ses projets et d’atteindre ses objectifs de performance.