Comment réussir sa réunion de lancement ?

27 novembre 2017
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Au commencement il y a l’idée ! Puis nait un projet, il murit dans votre tête et très vite se ressent le moment pressant de le concrétiser en mobilisant une équipe autour de lui. Mobiliser et embarquer une équipe, cette étape est précisément celle qui fait passer de l’idée à la concrétisation d’un projet tangible qui peut avancer et aboutir sur l’accomplissement de votre vision. Est-il utile de préciser que cette étape est donc une des plus importantes pour assurer le succès global du projet ? On en conviendra qu’il serait dommage de la rater…

Pourquoi faire une réunion de lancement ?
Si un projet peut être initié par mail ou au détour d’une discussion, il devra d’abord être légitimé et officialisé par les instances de gouvernance en place, qui donneront leur accord à l’enclenchement d’une phase de cadrage ou d’initialisation. Il ne pourra alors être réellement lancé que si un chef de projet est nommé, une équipe est constituée, soudée et que chaque individu qui la compose est informé au même titre des tenants et aboutissants de son travail.

La réunion de lancement est l’occasion de transmettre à tous cette vision commune et de donner un sens au projet.

L’objectif de la réunion de lancement est de fédérer les équipes autour des objectifs du projet (ou de l’entreprise). Elle est l’occasion d’apporter à l’ensemble des collaborateurs l’énergie nécessaire pour s’approprier la démarche et la vision, afin de sécuriser les plans d’action et en assurer le bon déroulement. Instaurer une vision claire et commune permet aux équipes de se rassembler autour d’un projet structuré et motivant.

En effet, la capacité d’un individu ou d’un groupe à s’investir dans une mission est proportionnelle à la certitude d’être en route vers un avenir rassurant et/ou plus intéressant que le présent. La force de conviction de l’équipe dirigeante entre alors en jeu pour à la fois rassurer sur le fait que la direction sait comment atteindre ses objectifs et qu’elle manifeste toute sa confiance envers les équipes et individus concernés par le projet pour y parvenir.

Quel contenu pour sa réunion de lancement ?
Les messages à faire passer sont donc de l’ordre de :
-> la vision : comment clarifier le projet pour qu’il fasse sens ?
-> la motivation : comment embarquer les équipes avec soi ?

La trame idéale peut donc s’articuler autour de huit grands points :

  1. Contexte & enjeux externes et internes, présentations (tour de table)
  2. Objectifs & bénéfices attendus
  3. Difficultés prévisibles (conjoncturelles et structurelles, tant internes qu’externes)
  4. Points forts sur lesquels s’appuyer (expérience, métier, compétences, organisation…)
  5. Présentation du contenu (ordre du jour, plan-projet …)
  6. Règles du jeu, valeurs et comportements collectifs à respecter
  7. Questions/réponses
  8. Conclusion : message de confiance

La vision, les enjeux, l’objectif, les moyens et le cadre sont alors clairs et communs à toute l’équipe. Il n’y a pas de place pour la surprise, le doute non exprimé et la peur. Chaque individu sait en toute confiance ce qu’il a à faire, comment, idéalement quand… et pourquoi bien entendu, tout en ayant conscience du collectif et de la nécessité de chacun d’entre eux pour atteindre les objectifs présentés.

Quelles sont les erreurs à éviter lors de la réunion de lancement ?
Outre le fait d’instaurer cette vision claire et une dynamique solidaire, certains points sont à ne pas négliger pour s’assurer que ces messages soient transmis correctement. Quelques erreurs peuvent en effet venir entacher la réunion et troubler le lancement du projet :

  • Négliger l’interactivité

Se passer d’un temps de questions-réponses empêche les équipes de s’exprimer ce qui peut faire naitre des doutes, des peurs non exprimées qui seront potentiellement transmises entre les membres de l’équipe en privé et généreront de la frustration ou un désintérêt que vous ne pourrez alors pas adresser. Etre clair sur la vision, c’est aussi être prêt à l’échange, à l’écoute et à la confrontation des opinions.

  • Rester vague sur les résultats visés et les stratégies

En sortant de la réunion, chaque individu doit être motivé et se sentir investi de la vision insufflée. Le but du projet doit donc être clair, sans négliger pour autant le chemin pour y parvenir. Pour cela, des éléments tangibles et sur lesquels se projeter doivent être communiqués. Cela va des différentes échéances pour parvenir à l’objectif, en passant par les moyens mis à disposition, jusqu’au prochaines étapes calendaire concrètes, à savoir la prochaine réunion ou date du premier rendu par exemple.

  • Instaurer trop de pression sur les enjeux ou les résultats

Un écueil que l’on peut souvent constater est qu’une communication trop précise des résultats espérés peut nuire à leur obtention. En effet, viser tout de suite un objectif qui semble lointain ou impossible à atteindre peut faire peur et démotiver les équipes. La réunion serait alors contreproductive. Il s’agit donc de rassurer sur les moyens mis en oeuvre, les compétences et les enjeux. Finir sur un message fort de confiance permet d’insuffler la motivation nécessaire tout en rassurant.

  • Dramatiser les difficultés… ou les minimiser

Prévenir des difficultés potentielles et annoncer les points forts pour les contrer permet de ne pas donner une vision idéalisée du projet, qui en paraîtra d’autant plus crédible et réaliste. Les minimiser, ou pire les occulter, risquerait de faire perdre la confiance de l’équipe. Les individus pourraient alors douter du bien fondé du projet, faire émerger leurs doutes en pensant que vous ne les auriez pas même constatés. Les énoncer clairement, tout en contrebalançant sur les points forts, permettra aux équipes de ressentir qu’elles sont à la hauteur pour surmonter les enjeux exprimés.

  • Faire des menaces ou des promesses

Le projet doit se suffire à lui même pour convaincre. La bonne transmission de la vision doit permettre de motiver chacun pour fédérer l’équipe autour du bien fondé de la mission. Seul le projet lui-même peut être porteur de sens. Les individus ne doivent donc pas agir car ils se sentent menacés au sein de l’entreprise mais parce qu’ils sont convaincus qu’ils sont capables et qu’il est stratégique et pertinent de mener le projet à bien.

Les éléments à retenir sont la transmission d’une vision claire et complète tout en fédérant l’équipe autour d’objectifs communs qui font sens. Vision, motivation et solidarité sont les maitres mots pour ces réunions. Elles permettent, en les préparant bien, d’économiser beaucoup de temps par la suite du projet grâce à une équipe éclairée, soudée et motivée dans le bon déroulement d’une vision commune.

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